Kā krīzes situācijā nezaudēt personīgu pieeju darbiniekiem

Izaicinājumi, ko radījuši Covid-19 pandēmijas ierobežošanas pasākumi, pārbauda ne tikai uzņēmumu vadības, bet arī  personālvadības speciālistu spējas iedvesmot un motivēt komandu turpināt darbu ierastā ritmā. Turklāt runa nav tikai par darba stundām vai termiņu ievērošanu, bet arī par vienotas komandas gara saglabāšanu. Darbs attālināti pats par sevi rada izaicinājumus, tomēr šis ir laiks, kad situācija var mainīties pāris stundu laikā, un kvalitatīvai krīzes komunikācijai uzņēmuma iekšienē ir izšķiroša nozīme. Piemēram, kopš BITĒ lielākā daļa darbinieku strādā attālināti, redzam, ka personīgai pieejai darbiniekiem ir vēl lielāka nozīme kā jebkad agrāk. 

#1 Nodrošināt informētību
Viens no galvenajiem priekšnoteikumiem, lai uzņēmumā ikviens darbinieks justos iekļauts, ir veiksmīga informācijas aprite. Īpašs izaicinājums tas ir lielos uzņēmumos, tai skaitā arī BITĒ, kur darba vietu ir raduši 700 cilvēki. Šis ir laiks, kad lēmumi tiek pieņemti strauji, situācija mainās pa stundām, ne dienām, un bieži lielas izmaiņas notiek arī brīvdienās. Kā piemēru varu minēt BITES lēmumu slēgt klientu apkalpošanas centrus. Šis lēmums tika pieņemts sestdienā, tādēļ, lai apziņotu visus savus darbiniekus, nosūtījām informatīvu īsziņu, vēstot par izmaiņām. Laikā, kad informācijas aprite, pateicoties sociālajiem tīkliem un tehnoloģiju piedāvātajām saziņas funkcijām, kļuvusi vēl straujāka kā jebkad, ir svarīgi, ka visi uzņēmuma darbinieki ir informēti, un tikai tad informācija var tikt nodota tālāk, piemēram, klientiem. Daloties ar savām mācībām, varu teikt, ka ļoti svarīgi sekot līdzi, lai informācija, kas aiznesta līdz klientiem, ir zināma arī tiem, kuri sniedz atbalstu klientiem. Reizēm procesi notiek tik strauji, ka viena darbība apsteidz otru, bet arī ārkārtas režīmā jāievēro loģiskā informācijas aprites secība. Skaidrs, ka lielos uzņēmumos apziņošanas ātrums ir atkarīgs arī veida, kādā tas tiek darīts, tādēļ iesaku katram atrast sava uzņēmuma vajadzībām piemērotāko risinājumu, kā apziņot darbiniekus jau laikus, piemēram, izmantojot īsziņas, informatīvus e-pastus, citus saziņas rīkus, kas tiek izmantoti uzņēmumā –  “Slack”, “Trello” utml. Informācijas aprite ne tikai šobrīd, bet vienmēr, jāuztur augstākajā līmenī, lai visi darbinieki, lai arī attālināti, būtu uz “vienas lapas”. 

#2 Atbalstīt komandas vadītājus 
Tā kā attālināts darbs ir izaicinājums ikvienam, tad jo īpaši liela loma ir tieši komandu vadītājiem. Šajā laikā viņiem ne tikai jāspēj dot darba uzdevumi attālināti, jārūpējas par kopējo komandas plānu izpildi, bet arī jābūt informācijas un atbalsta sniedzējiem. Šis laiks var radīt dažādas problēmas komandās, ko iespējams laicīgi novērst, katram darbiniekam veltot nedalītu uzmanību, piemēram, viens pret viens videokonferencēs.  No savas pieredzes varu teikt – šis ir laiks, kad darbiniekiem sniegt motivāciju un veicināt lojalitāti uzņēmumam ir īpaši svarīgi. Krīzes situācijā lojalitāti iespējams veicināt, pirmkārt, norādot, ka uzņēmumā darbinieks ir vērtība, pat ja ir jāpieņem sāpīgi lēmumi. Tāpat veicināt darbinieku lojalitāti var uzturot ciešu kontaktu ar katru darbinieku individuāli un komandu kopā, sniedzot pozitīvu atgriezenisko saiti un atgādinot, ka viņu darbs uzņēmuma labā vienmēr tiek novērtēts un viedoklis tiks uzklausīts – komandas saites palīdz stiprināt godīgas un atklātas sarunas ar savu tiešo vadītāju, izzinot, kas šobrīd “iet no rokas”, bet kas – sagādā grūtības.

#3 Uzturēt tradīcijas komandas garam 
Neskatoties uz darbu attālināti, komandas gars ir jāuztur. Visvieglāk to paveikt, organizējot videokonferences, kurās piedalās visa komanda. Tad kopīgi var apspriesties par aktualitātēm gan darbā, gan pasaulē. Tāpat, ja ir iedibinātas komandas tradīcijas, svarīgi tās neaizmirst arī krīzes laikā un veicināt kopības sajūtu arī darbojoties katram savā mājas “mikro birojā”. Piemēram, BITES kolēģi katru dienu izkustās, izpildot “planka” vingrinājumu trīs reizes dienā. Arī šobrīd šī tradīcija ir dzīva. Lai gan “neplankojam” vienā telpā, ik dienas apmaināmies ar foto un video, kā to darām mājās, atgādinot arī kolēģiem, cik svarīgi ir izkustēties. Tāpat, jūtot, ka komanda distances dēļ ir attālinājusies, iespējams ieviest jaunas, veselības krīzes laika tradīcijas, piemēram, tiešsaistes pusdienas piektdienās, kad nepiespiestā gaisotnē pārrunāt gan profesionālus, gan sadzīviskus jautājumus.

#4 Nesalauzt līderus
Sakot, ka šajā laikā nedrīkstam aizmirst nevienu darbinieku, tieši to arī domāju. Sākot no praktikantiem un beidzot ar vadības komandu, jo tieši vadības komanda krīzes apstākļos uz saviem pleciem mēdz iznest lielāko smagumu, strādājot bieži vien aizmirstot par sevi un savu privāto dzīvi. Tajā pašā laikā tieši vadītāji nosaka kopējo “klimatu” uzņēmumā. Ja vadītājs būs noguris un īgns, tāda būs visa komanda. Diemžēl pasaules piemēri rāda, ka spriedze nešķiro nevienu amata pozīciju, un krīze izaicina ne vien profesionāli, bet arī emocionāli. Apkārt valda liels satraukums, šobrīd jo īpaši biznesa vidē, darbinieki var justies apdraudēti un nedroši par savu pozīciju uzņēmumā, tādēļ gan personālvadības speciālistiem, gan uzņēmumu vadības komandām jāspēj būt arī psihologiem un jāspēj mazināt visa līmeņa darbinieku raizes. Nereti nokļūstot profesionāli netipiskā situācijā, arī augsti kvalificēts vadītājs var samulst - nespēt atrast pareizos veidus, kā turpināt vadīt komandu attālināti, apmācīt padotos jaunām prasmēm utml. Tāpēc esam aicinājuši tos vadītājus, kam jaunā situācija nesagādā problēmas, dalīties ar saviem padomiem, lai iedvesmotu citus vadītājus.

#5 Mērīt temperatūru 
BITĒ personālvadības komanda tiek saukta par “klimata kontroli”. Salīdzinot to ar nelielu ekosistēmu, šobrīd mūsu pasaulei pāri virzās kārtīgs tornado, tomēr tieši “klimata kontrole” ir tā, kurai ir jāspēj rast risinājumu. Lai to īstenotu, BITES vadībai izsūtījām anketas, kurās jautājām, kā šajā laikā klājās, kā sokas ar komandas vadību attālināti, kādi jautājumi un procesi sagādā papildus raizes un izaicinājumus. Anketās sniegtās atbildes palīdzēja sajust “vidējo temperatūru uzņēmumā”, tā piemēram, redzot, ka kādā komandas daļā ir pārslodze, meklējām risinājumus  kā pārgrupēt darbiniekus tā, lai slodze tiktu izlīdzināta. Kā piemēru varu minēt BITES salonu darbinieku pārvirzīšanu, lai nodrošinātu atbalstu klientu zvanu centram, kas šajā laikā ir īpaši noslogots. Reizēm darbinieku rotācija neapmierinās visus, tomēr, iespējams, tā var būt vienīgā iespēja, kā nodarbināt visus darbiniekus. Turoties kopā, jāatceras nepazaudēt vērtības un mērķus, kuri vieno konkrētu uzņēmumu, jo, lai uzņēmums darbotos kā Šveices pulkstenis, katrai detaļai jābūt labā darba kārtībā – motivācijas apveltītai.